Corpo Review #4 SPRAWOZDANIA FINANSOWE Wyzwania w Procesie Zatwierdzania

Wyzwania w Procesie Zatwierdzania Sprawozdań Finansowych

Czerwiec to kluczowy miesiąc dla wielu firm, ponieważ do jego końca powinno nastąpić zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy.

Jest to proces, który zazwyczaj przebiega zgodnie ze standardowymi procedurami. Jednak zdarza się, że nasi klienci napotykają na okoliczności, które wykraczają poza przyjętą wcześniej rutynę.

Poniżej przedstawiamy cztery scenariusze, wpływające na proces kompletowania dokumentacji lub zatwierdzenia sprawozdań finansowych.

SCENARIUSZ 1

Nie wszyscy członkowie zarządu podpisali sprawozdanie finansowe, ale złożyli oświadczenia

Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (UoR) sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu.

Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie jest dołączane do sprawozdania finansowego.

W oświadczeniu wskazuje się sprawozdanie finansowe, w szczególności przez podanie daty i godziny jego podpisania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Oświadczenie sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem, ale wówczas jedna z osób wchodzących w skład organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii oświadczeń.

SCENARIUSZ 2

Niektórzy członkowie zarządu odmówili podpisania sprawozdania finansowego

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania finansowego albo odmówić podpisania oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Odmowę podpisu lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem, ale wówczas jedna z osób wchodzących w skład organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii oświadczeń.

SCENARIUSZ 3

Wszyscy członkowie zarządu odmówili podpisania sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 53 UoR roczne sprawozdanie finansowe jednostki, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

Brak podpisu sprawozdania finansowego przynajmniej przez jedną osobę wchodzącą w skład organu zarządzającego ma wpływ na dalsze postępowanie organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, czyli wspólników (akcjonariuszy).

Wspólnicy nie powinni zatwierdzić sprawozdania, które nie zostało podpisane.

Ponadto, podział lub pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający. Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto, dokonany bez spełnienia tego warunku, jest nieważny z mocy prawa.

SCENARIUSZ 4

Sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone

Brak uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe albo uchwały negatywne, czyli odmawiające zatwierdzenia, nie zwalnia zarządu z obowiązku zgłoszenia dokumentów do sądu rejestrowego.

Zgodnie z art. 69 ust. 2 UoR, jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie (czyli do 30 czerwca – gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym), to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie (czyli maksymalnie do 15 lipca), a także 15 dni już po jego zatwierdzeniu.